Lidmaatschap - Scouting St. Jan Baptist (Scouting Heerlen)

“SponsorKliks,
Ga naar de inhoud

Lidmaatschap

Informatie > Voorwaarden
Voorwaarden voor het lidmaatschap bij  groepsvereniging  Scouting St. Jan Baptist  (Scouting Heerlen)  versie  010518

Artikel 1
Activiteitenjaar en beëindiging


01. Bij ondertekening van het ledenmutatieformulier gaat ondergetekende akkoord met deze voorwaarden voor het lidmaatschap bij  groepsvereniging  Scouting St. Jan Baptist  (Scouting Heerlen);

02. Er is sprake van een lidmaatschap wanneer er daadwerkelijk 1 maand of meer deel genomen is aan de activiteiten van de groepsvereniging Scouting St. Jan Baptist. Hierdoor bestaat er automatisch een overeenkomst tussen de groepsvereniging  en de ouders/wettelijke vertegenwoordigers van het lid, ongeacht of er (nog) geen ledenmutatie-formulier is/wordt getekend;

03. Het activiteitenjaar  loopt van 1 januari tot en met 2 januari van het opvolgende jaar met een stilzwijgende verlenging van telkens 1 jaar;

06. Er geldt  voor het activiteitenjaar  een opzegtermijn van  4  maanden (vóór 1 september). Opzegging dient vóór het begin van het nieuwe scoutingjaar (scoutingjaar loopt van 1 september tot 1 juli) te gebeuren;

07. De opzegging van het  activiteitenjaar  dient schriftelijk te gebeuren en dient gericht te zijn aan het  Bestuur van de groepsvereniging Scouting St. Jan Baptist, antwoordnummer 5072, 6400 WC te Heerlen. Een postzegel is niet nodig. Een e-mail, een SMS of zoiets dergelijks wordt niet gezien als een schriftelijke opzegging;

08. De  contributie  voor de opvolgende jaren blijft  verschuldigd, zolang het  groepsbestuur  geen schriftelijke opzegging heeft ontvangen;

09. De verschuldigde  contributie  dient  vóór de betreffende periode voldaan te zijn;

10. De contributie wordt ieder jaar opnieuw door de groepsraad vastgesteld;

11. Een beperkte betalingsregeling is mogelijk. Dit kan schriftelijk bij het  groepsbestuur  via de speltak aangevraagd worden en is alléén dan mogelijk wanneer een machtiging tot automatische betaling is/wordt afgegeven;

Artikel 2
Installatie en scoutfit


1. Ieder lid wordt binnen twee maanden geïnstalleerd;

2. Binnen het scoutfitprotocol wordt duidelijk aangegeven welke onderdelen door de leden zelf bekostigd worden en welke door de groep;

3. Alle leden dienen binnen twee maanden de scoutfit aan te schaffen volgens het scoutfitprotocol van de  groepsvereniging  Scouting St. Jan Baptist;

4. Alle leden zijn verplicht de scoutfit bij alle scoutingactiviteiten c.q. bijeenkomsten te dragen;

5. Het blauwe scouting T-shirt wordt altijd onder de blouse gedragen. Wanneer de temperatuur 20  graden of meer is kan volstaan worden in het dragen van het blauwe T-shirt met das en dasring en scoutingpet. De staf geeft  aan wanneer  dit  het geval is;

Artikel 3
Afmelding


1. Ieder lid dient zich, wanneer hij/zij verhinderd is, minimaal 24 uur voor het begin van de volgende opkomst door zijn/haar ouders bij de staf af te laten melden;


Artikel 4
Kampen

1. De ouders zijn ervan op de hoogte dat de kampen een wezenlijk onderdeel van Scouting zijn, waarvan deelname van de leden door de groep zeer aangeraden wordt;

2. Het is niet toegestaan tijdens kampen een luchtbed breder dan 70 cm, te gebruiken. Een selfinflating matras  is verplicht ;

3. De ouders zullen zich bij aanmelding voor een zomerkamp of dat nu schriftelijk of mondeling gebeurd, houden aan het kampformulier met nummer 2223, waarin de voorwaarden tot deelname aan de kampen worden uiteengezet;

Artikel 5
Activiteiten

1. Voor bepaalde activiteiten dient u zich in te schrijven. Bij gratis activiteiten kunt u een rekening krijgen wanneer u uw zoon en/of dochter opgeeft maar niet laat deelnemen. Een deelname aan een activiteit kan dan niet meer geannuleerd worden, aangezien de speltak afhankelijk is van de organiserende instantie waaraan de deelnamegelden voldaan dienen te worden. Ook bij ziekte dient u deze kosten te betalen;

2. Bij alle activiteiten die langer duren dan een normale opkomst dienen de leden, tenzij in een aankondiging van  een activiteit anders is aangegeven, een broodmaaltijd, drinken, en regenkleding in een rugzakje bij zich te hebben;

3. Iedereen is verplicht een regenjas tijdens opkomsten mee te nemen;

4. Bij achterstand in de activiteitenbijdrage heeft uw gezin geen recht op deelname aan de activiteiten welke door de Scouting St. Jan Baptistgroep worden georganiseerd. U loopt het risico dat uw zoon en/of dochter naar huis wordt gestuurd;

5. U geeft de groepsvereniging toestemming foto’s welke tijdens activiteiten worden genomen, zonder enige beperkingen te gebruiken voor PR doeleinden en neemt daarbij afstand van het portretrecht;

6. U geeft de medewerkers van Scouting St. Jan Baptist, binnen de gedragsregels van Scouting Nederland, toestemming al het noodzakelijke te doen dat zij voor uw zoon en/of dochter van belang achten op het moment dat zij dit nodig achten;



Artikel 6
Privacybeleid Scouting St. Jan Baptist Heerlen

Scouting St. Jan Baptist Heerlen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

1. Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting St. Jan Baptist Heerlen via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.  

2. Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een van de websites van Scouting St. Jan Baptist Heerlen. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van de websites verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.  

3. Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting St. Jan Baptist Heerlen hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die geimplementeerd is in het inschrijfformulier. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Wanneer het leveren van gegevens per activiteit betreft zal in dat laatste geval het formulier na de activiteit worden vernietigd.

4. Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting St. Jan Baptist Heerlen mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.  

5. Registratie activiteiten  
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de websites van Scouting St. Jan Baptist Heerlen. De gegevens worden via een webformulier via e-mail verstuurd naar het bestuiur en daar iin het archief bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.  

6. Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de St. Jan Baptistgroep heeft inzicht in de financiële gegevens.

7. Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.  

8. Online media
Scouting St. Jan Baptist Heerlen maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.  
Op de websites van Scouting St. Jan Baptist worden cookies gebruikt voor het functioneren van de websites en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.  

9. Beeldmateriaal
Scouting St. Jan Baptist Heerlen maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting St. Jan Baptist Heerlen en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie geeft u automatisch toestemming voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.  

10. Communicatie
Het privacybeleid van Scouting St. Jan Baptist Heerlen is terug te vinden via www.stjanbaptist.nl en op te vragen via het secretariaat op info@stjanbaptist.nl.  

11. Websites
Scouting St. Jan Baptist beheert de volgende website waarbij dit privacybeleid van toepassing is:
+ stjanbaptist.nl
+ scoutingheerlen,nl
+ happykidzz.nl
+ roefeldag.com
+ ruiterscouts.nl
+ stjorisband.nl
+ luchtscouts.com

12. Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het  ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.  

13. Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting St. Jan Baptist Heerlen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@stjanbaptist.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.  

Artikel 7
Diversen

1. Het is ten strengste verboden alcoholhoudende dranken, soft en of hard drugs te gebruiken;

2. Roken is in en om ons scoutinggebouw (incl. Jamboreepad), niet toegestaan. Het is niet toegestaan in de buurt van onze leden te roken.


Terug naar de inhoud